martes, 22 de julio de 2008



INTRODUCCION
º

EL PRESENTE BLOGGER EJECUCION DE PROGRAMAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTIENE TODOS LOS TEMAS EN LOS QUE HEMOS TRABAJADO PARA LA PREPARACION EN NUESTRA FORMACION COMO FUTUROS ADMINISTRADORES DE EMPRESAS ENTRE LOS CUALES DESTACAMOS: TEORIAS ADMINISTRATIVAS, MODELOS GERENCIALES, PLANEACION, MANUAL DE FUNCIONES, ENTRE OTROS, ESTOS HAN SIDO UN APORTE ESENCIAL PARA NUESTRA PREPARACION TANTO EN LA PARTE ACADEMICA COMO EN LA PRACTICA.


BIENVENIDOS A MI BLOGGER Y ESPERO LO DISFRUTEN !!




PLAN DE CONTINGENCIA

domingo, 20 de julio de 2008



PLAN

DE

CONTINGENCIA




Plan de contingencia Son los procedimientos específicos establecidos de coordinación de alerta de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para cual se tienen escenarios establecidos

Emergencia puede ser:

  • Natural
  • Tecnológica

    Factores a tener cuenta en el diseño de plan de contingencia :
  • Densidad de ocupación de la edificación
  • Es saber reconocer las alertas en c aso de emergencia, en cuanto a la parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier circunstancia que se pueda presentar
  • Características de los ocupantes conocer quienes forman parte de la organización
  • Existencia de personas ajenas conocer las diferentes instalaciones y tener personal encargado familiariciacion con entradas y salidas zonas de evacuación
  • Condiciones de iluminación


PLAN OPERATIVO

PLAN OPERATIVO

Es un documento oficial en el que los responsables de una organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico, debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

ELEMENTOS

En el plan operativo debemos incluir y especificar los siguientes aspectos:

Objetivos: se especifica la finalidad y el alcance que se le pretende dar al plan operativo
Acciones estratégicas: corresponden a una descripción breve de las actividades que se realizaran para la consecución oportuna de los objetivos anteriormente establecidos

Indicadores: funcionan como controladores de las actividades. Permiten evaluar los avances de estas y hacerles el respectivo seguimiento.

Metas: corresponden al conjunto de logros que sirven de soporte a los objetivos
Resultados esperados: se debe tener claro el resultado que se espera con cada uno de los factores anteriormente expuestos para tener un punto de comparación. Estos resultados deben ser consecuentes con el alcance de nuestro plan.

UTILIDADES

.Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

. Su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

.Permite conocer el rendimiento en cada una de las áreas de la organización e implementar las debidas medidas correctivas de manera pertinente en caso de necesitarlas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS



Instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos, procesos, con un objetivo común que describe en su secuencia lógica las distintas actividades en que se compone cada una de los procedimientos que la integran señalando que, cuando y como.

ASPECTOS:


  • Delimitación del procedimiento: cual es el procedimiento, donde inicia y donde termina.

  • Recolección de la información: técnicas para recolectar la información tales como entrevista, investigación o documentación.

  • Análisis de la información y diseño del procedimiento: que se hace, quien lo hace, como se hace, cuando se hace y donde se hace.

  • Análisis del procedimiento: proceso del manual: eliminar, combinar, cambiar, mejorar o mantener.



ELEMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:


1. Identificación: logotipo, nombre del área, sigla de la unidad administrativa, titulo del manual de procedimiento y fecha de elaboración y actualización.
2. Índice: tabla de contenido.
3. Introducción: descripción del procedimiento.
4. Objetivo: completo, claro y se debe especificar que se hace y para que se hace.
5. Desarrollo del procedimiento: procedimiento, alcance, responsabilidades y glosarios.

MANUAL DE FUNCIONES



MANUAL
DE
FUNCIONES


Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.


OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
  • Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
  • Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
  • Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.
  • Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
  • Propiciar la uniformidad en el trabajo.
  • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
  • Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.
  • Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.


    VENTAJAS
  • Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
  • No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
  • Es claro y sencillo.
  • Útil en toda organización.
  • La disciplina es fácil de mantener.

AMBIENTE DE TRABAJO



AMBIENTE DE TRABAJO



El ambiente de trabajo son las condiciones que rodean y que se deben garantizar al empleado en el cumplimiento de sus funciones.

FACTORES DETERMINANTES DEL AMBIENTE DE TRABAJO

  • Ruido.
  • Buena iluminación.
  • Frió o calor.
  • Carga y fatiga.

EL COMPROMISO ORGANIZACIONAL SE CENTRA EN TRES ACTITUDES.
  • Compromiso en el trabajo.
  • Satisfacción laboral.
  • Compromiso organizacional


DESEMPEÑO DEL EMPRESARIO

  • Fomentar una filosofía de aprendizaje que impulse al personal en el crecimiento
  • profesional. comunicación honesta.
  • mantener acuerdos.
  • fomentar y apoyar los retos de trabajo.
  • crear un ambiente propicio de aprendizaje.
  • desechar lo que no sirve.
  • reconocer los logros


ASPECTOS QUE SE TIENEN QUE VERIFICAR EN EL LUGAR DE TRABAJO:

  • iluminación adecuada.
  • colores de las paredes.
  • decoración.
  • medidas de seguridad.
  • sistema de sonido.
  • música agradable.
  • equipos y herramientas adecuadas.
  • gimnasia laboral.


LA COMUNICACIÓN:
el lenguaje y la forma de comunicación revelan claramente cómo es el la organización, que estilo de liderazgo opera y la manera en que se manejan las relaciones interpersonales


ASPECTOS PARA MEJORAR EL AMBIENTE LABORAL


1. realizar una junta directiva para analizar los planes de la empresa, fortalezas y debilidades.
2. establecer una lista de habilidades de parte del personal.
3. estudiar a fondo dichas necesidades y elaborar un plan de capacitación.
4. solicitar ayuda a capacitadores externos.
5. permitir y apoyar la experimentación del conocimiento.
6. diseñar un sistema de evaluación.
7. motivar al personal a innovar, inventar o adaptar lo existente a nuevas ideas.
8. mida los logros, celebre sus avances, estimule la creatividad.

PLANEACION POR ESCENARIOS

PLANEACION POR ESCENARIOS




Es la escena o contexto que precisa las condiciones fuera de nuestro control en que es posibles que se desarrolle mi plan. Describe los posibles resultados de mi acción si ello ocurre. El actor sólo puede elegir su plan y, cuando más, tienes alguna influencia sobre las condiciones del contexto en que se desarrollará. En caso extremo, puede no tener influencia alguna sobre el contexto. La Planeación de Escenarios en una metodología con rigor para imaginar y estudiar los futuros posibles de una empresa. Los escenarios son descripciones hipotéticas de lo que podría ser el futuro de la empresa.



PROCESO DE PLANEACIÓN POR ESCENARIOS:

1. Desarrollar una comprensión común. Todos los integrantes del equipo deben comprender la metodología y su utilidad.

2. Definir el alcance: decida que mercados, grupos de clientes, tecnologías y tipos de competidores serán incluidos en el marco de tiempo que se explorará.

3. Identificar las principales tendencias: comience por elaborar una lista de tendencia que ya están actuando en la industria y que tienen el potencial de volcar el estatus quo. Estas pueden ser políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales, o propias de la industria.

4. Identificar las incertidumbres claves: Algunos eventos y resultados no se pueden predecir.

5. Un escenario es una historia que describe en detalle una manera en que puede desarrollarse el futuro. El propósito principal de la primera "ronda" de escenarios no es producir unos escenarios que predigan acertadamente el futuro, si no más bien alcanzar una comprensión más profunda de las fuerzas que actúan en su sector.

6. Iniciar el aprendizaje Institucional, muestre la primera ronda de escenarios al mayor numero de personas. Investigue con sus colaboradores como podrían responder a cada uno de estos posibles mundos.

7. Construir los escenarios finales; después de escuchar los punto de vista de los demás se debe crear el conjunto final de escenarios para ser usados por los ejecutivos en su toma de decisiones.

8. Tomar una decisión; después de que se presenten los escenarios finales se debe decidir un curso de acción.

PLANEACION



PLANEACION

La planeación es una herramienta fundamental que la organizaciones implementan para tener claro sus objetivos y metas propuestas e igualmente para que cada uno de sus miembros este apropiado de la razón de ser y de la visión que esta plantea para poder obtener los resultados esperados.




IMPORTANCIA DE LA PLANEACION:

  • Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
    recursos.

  • Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
    mayores garantías de éxito.

  • Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
    mejorar las cosas.

  • Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
    empirismos.

  • Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

  • Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
    empresa


PRINCIPIOS DE L APLANEACION:


  1. PRECISION: permite hacer la mayor precisión con el fin de alcanzar los objetivos propuestos de la organización.

  2. FLEXIBILILIDAD: permite a las organizaciones adaptarse a los constantes cambios de la misma.

  3. UNIDAD: los procesos deben ir de la mano; integrados de manera que se constituya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION:

PLANEACION ESTRATEGICA: son objetivos y metas que la organización se plantea a largo plazo con el fin de que esta pueda mantener su nivel de productividad y eficiencia en un nivel satisfactorio.


PLANEACION TACTICA: son los objetivos que apoyan la planeación estratégica, y estos se desarrollan ya sea a mediano o corto plazo.

PLANEACION OPERATIVA: mecanismo para que los objetivos de una organización se cumplan a través de unos sistemas que formulen y asignen actividades de manera mas detallada con el fin de analizar los procesos.

MODELOS GERENCIALES

jueves, 17 de julio de 2008


MODELOS GERENCIALES




Los modelos gerenciales son estrategias de gestión que se desarrollan en la dirección y desarrollo del sistema estratégico de una empresa u organización.

Se originan en las diferentes escuelas de pensamiento administrativo tanto clásicas como de última generación







EMPOWERMENT

Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.

Es donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados. Los miembros, equipos de trabajo y la organización, tendrán completo acceso y uso de información crítica, poseerán la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizar la información y llevar a cabo el negocio de la organización.

BENEFICIOS :

  • Aumentar la confianza de los integrantes de la empresa.
  • Aumentar la responsabilidad, autoridad y compromiso en la satisfacción del cliente.
  • Aumenta la creatividad.
  • Los integrantes de la empresa comparten el liderazgo y las tareas administrativas.
  • Promueve la innovación.




CALIDAD TOTAL




En la satisfacción del cliente, a partir de la creación de una cultura, una actitud, un consenso y un ambiente laboral en el que hombre y empresa construyen su propio desarrollo.

Se mezclan conceptos que se complementan adecuadamente: Calidad, Logística y Mantenimiento , todas ellas orientadas a la reducción de costos, objetivos altamente deseado por toda gerencia, pero con calidad en el producto que al mercado, característica decisiva especialmente en mercados competitivos.






JUSTO A TIEMPO



filosofía industrial de carácter operacional cuyo sistema de producción implica la eliminación de todo lo que implique desperdicio, desde el aprovisionamiento o acopio y las compras, hasta la distribución al cliente o consumidor final .



VENTAJAS:

  • Reduce el tiempo de producción.

  • Aumenta la productividad.

  • Reduce el costo de calidad.

  • Reduce los precios de material comprado.
  • Reduce la trayectoria del producto entre el fabricante, el almacén y el cliente.

  • Se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que reciba o despache mercancías.j. Se basa en el principio de que el nivel idóneo de inventario es el mínimo que sea viable.




BENCHMARKING


Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria, un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

VENTAJAS:

  1. Es aplicable a cualquier proceso.
  2. Es una excelente herramienta de mejoramiento continuo, pues exige el estudio continuo de los propios procesos de trabajo y el de otras empresas, detectado continuamente oportunidades de mejora.
  3. Es útil para hacer pronósticos del comportamiento de los mercados, y de los efectos de poner en práctica tal o cual estrategia, al estudiar los efectos de estrategias similares puestas en práctica por otras organizaciones.
  4. Ayuda a la fijación de objetivos y metas, al establecer estándares, o modelos con los cuales compararse se da a la organización un norte hacia el cual dirigirse.



                        REINGENIERIA

                        Revisión fundamental, rediseño radical y rápido de procesos estratégicos (valor agregado) y sistemas de apoyo con el fin de alcanzar mejoras rendimiento, costos, calidad, servicios, productividad y optimización de tareas.







                        OUTSORCING

                        Proceso planificado de transferencia de actividades para que éstas sean realizadas por terceros. Opera a través de la asociación entre una compañía principal y un tercero, a quien se le delega procesos que no generan valor agregado.


                        SERVUCCION

                        Es el proceso a partir del cual una persona u organización dispone, organiza y realiza acciones tendientes a satisfacer las necesidades de la gente y de las empresas.

                         
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