martes, 22 de julio de 2008



INTRODUCCION
º

EL PRESENTE BLOGGER EJECUCION DE PROGRAMAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTIENE TODOS LOS TEMAS EN LOS QUE HEMOS TRABAJADO PARA LA PREPARACION EN NUESTRA FORMACION COMO FUTUROS ADMINISTRADORES DE EMPRESAS ENTRE LOS CUALES DESTACAMOS: TEORIAS ADMINISTRATIVAS, MODELOS GERENCIALES, PLANEACION, MANUAL DE FUNCIONES, ENTRE OTROS, ESTOS HAN SIDO UN APORTE ESENCIAL PARA NUESTRA PREPARACION TANTO EN LA PARTE ACADEMICA COMO EN LA PRACTICA.


BIENVENIDOS A MI BLOGGER Y ESPERO LO DISFRUTEN !!




PLAN DE CONTINGENCIA

domingo, 20 de julio de 2008



PLAN

DE

CONTINGENCIA




Plan de contingencia Son los procedimientos específicos establecidos de coordinación de alerta de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para cual se tienen escenarios establecidos

Emergencia puede ser:

  • Natural
  • Tecnológica

    Factores a tener cuenta en el diseño de plan de contingencia :
  • Densidad de ocupación de la edificación
  • Es saber reconocer las alertas en c aso de emergencia, en cuanto a la parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier circunstancia que se pueda presentar
  • Características de los ocupantes conocer quienes forman parte de la organización
  • Existencia de personas ajenas conocer las diferentes instalaciones y tener personal encargado familiariciacion con entradas y salidas zonas de evacuación
  • Condiciones de iluminación


PLAN OPERATIVO

PLAN OPERATIVO

Es un documento oficial en el que los responsables de una organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico, debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

ELEMENTOS

En el plan operativo debemos incluir y especificar los siguientes aspectos:

Objetivos: se especifica la finalidad y el alcance que se le pretende dar al plan operativo
Acciones estratégicas: corresponden a una descripción breve de las actividades que se realizaran para la consecución oportuna de los objetivos anteriormente establecidos

Indicadores: funcionan como controladores de las actividades. Permiten evaluar los avances de estas y hacerles el respectivo seguimiento.

Metas: corresponden al conjunto de logros que sirven de soporte a los objetivos
Resultados esperados: se debe tener claro el resultado que se espera con cada uno de los factores anteriormente expuestos para tener un punto de comparación. Estos resultados deben ser consecuentes con el alcance de nuestro plan.

UTILIDADES

.Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

. Su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

.Permite conocer el rendimiento en cada una de las áreas de la organización e implementar las debidas medidas correctivas de manera pertinente en caso de necesitarlas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS



Instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos, procesos, con un objetivo común que describe en su secuencia lógica las distintas actividades en que se compone cada una de los procedimientos que la integran señalando que, cuando y como.

ASPECTOS:


  • Delimitación del procedimiento: cual es el procedimiento, donde inicia y donde termina.

  • Recolección de la información: técnicas para recolectar la información tales como entrevista, investigación o documentación.

  • Análisis de la información y diseño del procedimiento: que se hace, quien lo hace, como se hace, cuando se hace y donde se hace.

  • Análisis del procedimiento: proceso del manual: eliminar, combinar, cambiar, mejorar o mantener.



ELEMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:


1. Identificación: logotipo, nombre del área, sigla de la unidad administrativa, titulo del manual de procedimiento y fecha de elaboración y actualización.
2. Índice: tabla de contenido.
3. Introducción: descripción del procedimiento.
4. Objetivo: completo, claro y se debe especificar que se hace y para que se hace.
5. Desarrollo del procedimiento: procedimiento, alcance, responsabilidades y glosarios.

MANUAL DE FUNCIONES



MANUAL
DE
FUNCIONES


Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.


OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
  • Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
  • Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
  • Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.
  • Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
  • Propiciar la uniformidad en el trabajo.
  • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
  • Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.
  • Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.


    VENTAJAS
  • Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
  • No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
  • Es claro y sencillo.
  • Útil en toda organización.
  • La disciplina es fácil de mantener.

AMBIENTE DE TRABAJO



AMBIENTE DE TRABAJO



El ambiente de trabajo son las condiciones que rodean y que se deben garantizar al empleado en el cumplimiento de sus funciones.

FACTORES DETERMINANTES DEL AMBIENTE DE TRABAJO

  • Ruido.
  • Buena iluminación.
  • Frió o calor.
  • Carga y fatiga.

EL COMPROMISO ORGANIZACIONAL SE CENTRA EN TRES ACTITUDES.
  • Compromiso en el trabajo.
  • Satisfacción laboral.
  • Compromiso organizacional


DESEMPEÑO DEL EMPRESARIO

  • Fomentar una filosofía de aprendizaje que impulse al personal en el crecimiento
  • profesional. comunicación honesta.
  • mantener acuerdos.
  • fomentar y apoyar los retos de trabajo.
  • crear un ambiente propicio de aprendizaje.
  • desechar lo que no sirve.
  • reconocer los logros


ASPECTOS QUE SE TIENEN QUE VERIFICAR EN EL LUGAR DE TRABAJO:

  • iluminación adecuada.
  • colores de las paredes.
  • decoración.
  • medidas de seguridad.
  • sistema de sonido.
  • música agradable.
  • equipos y herramientas adecuadas.
  • gimnasia laboral.


LA COMUNICACIÓN:
el lenguaje y la forma de comunicación revelan claramente cómo es el la organización, que estilo de liderazgo opera y la manera en que se manejan las relaciones interpersonales


ASPECTOS PARA MEJORAR EL AMBIENTE LABORAL


1. realizar una junta directiva para analizar los planes de la empresa, fortalezas y debilidades.
2. establecer una lista de habilidades de parte del personal.
3. estudiar a fondo dichas necesidades y elaborar un plan de capacitación.
4. solicitar ayuda a capacitadores externos.
5. permitir y apoyar la experimentación del conocimiento.
6. diseñar un sistema de evaluación.
7. motivar al personal a innovar, inventar o adaptar lo existente a nuevas ideas.
8. mida los logros, celebre sus avances, estimule la creatividad.

PLANEACION POR ESCENARIOS

PLANEACION POR ESCENARIOS




Es la escena o contexto que precisa las condiciones fuera de nuestro control en que es posibles que se desarrolle mi plan. Describe los posibles resultados de mi acción si ello ocurre. El actor sólo puede elegir su plan y, cuando más, tienes alguna influencia sobre las condiciones del contexto en que se desarrollará. En caso extremo, puede no tener influencia alguna sobre el contexto. La Planeación de Escenarios en una metodología con rigor para imaginar y estudiar los futuros posibles de una empresa. Los escenarios son descripciones hipotéticas de lo que podría ser el futuro de la empresa.



PROCESO DE PLANEACIÓN POR ESCENARIOS:

1. Desarrollar una comprensión común. Todos los integrantes del equipo deben comprender la metodología y su utilidad.

2. Definir el alcance: decida que mercados, grupos de clientes, tecnologías y tipos de competidores serán incluidos en el marco de tiempo que se explorará.

3. Identificar las principales tendencias: comience por elaborar una lista de tendencia que ya están actuando en la industria y que tienen el potencial de volcar el estatus quo. Estas pueden ser políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales, o propias de la industria.

4. Identificar las incertidumbres claves: Algunos eventos y resultados no se pueden predecir.

5. Un escenario es una historia que describe en detalle una manera en que puede desarrollarse el futuro. El propósito principal de la primera "ronda" de escenarios no es producir unos escenarios que predigan acertadamente el futuro, si no más bien alcanzar una comprensión más profunda de las fuerzas que actúan en su sector.

6. Iniciar el aprendizaje Institucional, muestre la primera ronda de escenarios al mayor numero de personas. Investigue con sus colaboradores como podrían responder a cada uno de estos posibles mundos.

7. Construir los escenarios finales; después de escuchar los punto de vista de los demás se debe crear el conjunto final de escenarios para ser usados por los ejecutivos en su toma de decisiones.

8. Tomar una decisión; después de que se presenten los escenarios finales se debe decidir un curso de acción.

PLANEACION



PLANEACION

La planeación es una herramienta fundamental que la organizaciones implementan para tener claro sus objetivos y metas propuestas e igualmente para que cada uno de sus miembros este apropiado de la razón de ser y de la visión que esta plantea para poder obtener los resultados esperados.




IMPORTANCIA DE LA PLANEACION:

  • Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
    recursos.

  • Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
    mayores garantías de éxito.

  • Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
    mejorar las cosas.

  • Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
    empirismos.

  • Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

  • Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
    empresa


PRINCIPIOS DE L APLANEACION:


  1. PRECISION: permite hacer la mayor precisión con el fin de alcanzar los objetivos propuestos de la organización.

  2. FLEXIBILILIDAD: permite a las organizaciones adaptarse a los constantes cambios de la misma.

  3. UNIDAD: los procesos deben ir de la mano; integrados de manera que se constituya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION:

PLANEACION ESTRATEGICA: son objetivos y metas que la organización se plantea a largo plazo con el fin de que esta pueda mantener su nivel de productividad y eficiencia en un nivel satisfactorio.


PLANEACION TACTICA: son los objetivos que apoyan la planeación estratégica, y estos se desarrollan ya sea a mediano o corto plazo.

PLANEACION OPERATIVA: mecanismo para que los objetivos de una organización se cumplan a través de unos sistemas que formulen y asignen actividades de manera mas detallada con el fin de analizar los procesos.

MODELOS GERENCIALES

jueves, 17 de julio de 2008


MODELOS GERENCIALES




Los modelos gerenciales son estrategias de gestión que se desarrollan en la dirección y desarrollo del sistema estratégico de una empresa u organización.

Se originan en las diferentes escuelas de pensamiento administrativo tanto clásicas como de última generación







EMPOWERMENT

Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.

Es donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados. Los miembros, equipos de trabajo y la organización, tendrán completo acceso y uso de información crítica, poseerán la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizar la información y llevar a cabo el negocio de la organización.

BENEFICIOS :

  • Aumentar la confianza de los integrantes de la empresa.
  • Aumentar la responsabilidad, autoridad y compromiso en la satisfacción del cliente.
  • Aumenta la creatividad.
  • Los integrantes de la empresa comparten el liderazgo y las tareas administrativas.
  • Promueve la innovación.




CALIDAD TOTAL




En la satisfacción del cliente, a partir de la creación de una cultura, una actitud, un consenso y un ambiente laboral en el que hombre y empresa construyen su propio desarrollo.

Se mezclan conceptos que se complementan adecuadamente: Calidad, Logística y Mantenimiento , todas ellas orientadas a la reducción de costos, objetivos altamente deseado por toda gerencia, pero con calidad en el producto que al mercado, característica decisiva especialmente en mercados competitivos.






JUSTO A TIEMPO



filosofía industrial de carácter operacional cuyo sistema de producción implica la eliminación de todo lo que implique desperdicio, desde el aprovisionamiento o acopio y las compras, hasta la distribución al cliente o consumidor final .



VENTAJAS:

  • Reduce el tiempo de producción.

  • Aumenta la productividad.

  • Reduce el costo de calidad.

  • Reduce los precios de material comprado.
  • Reduce la trayectoria del producto entre el fabricante, el almacén y el cliente.

  • Se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que reciba o despache mercancías.j. Se basa en el principio de que el nivel idóneo de inventario es el mínimo que sea viable.




BENCHMARKING


Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria, un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

VENTAJAS:

  1. Es aplicable a cualquier proceso.
  2. Es una excelente herramienta de mejoramiento continuo, pues exige el estudio continuo de los propios procesos de trabajo y el de otras empresas, detectado continuamente oportunidades de mejora.
  3. Es útil para hacer pronósticos del comportamiento de los mercados, y de los efectos de poner en práctica tal o cual estrategia, al estudiar los efectos de estrategias similares puestas en práctica por otras organizaciones.
  4. Ayuda a la fijación de objetivos y metas, al establecer estándares, o modelos con los cuales compararse se da a la organización un norte hacia el cual dirigirse.



                        REINGENIERIA

                        Revisión fundamental, rediseño radical y rápido de procesos estratégicos (valor agregado) y sistemas de apoyo con el fin de alcanzar mejoras rendimiento, costos, calidad, servicios, productividad y optimización de tareas.







                        OUTSORCING

                        Proceso planificado de transferencia de actividades para que éstas sean realizadas por terceros. Opera a través de la asociación entre una compañía principal y un tercero, a quien se le delega procesos que no generan valor agregado.


                        SERVUCCION

                        Es el proceso a partir del cual una persona u organización dispone, organiza y realiza acciones tendientes a satisfacer las necesidades de la gente y de las empresas.

                        TEORIAS ADMINISTRATIVAS

                        lunes, 23 de junio de 2008

                        ADMINISTRACION

                        La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.



                        TEORIAS ADMINISTRATIVAS



                        TEORIA CLASICA




                        Henry Fayol
                        (1841-1925)


                        Formulada por el francés Henry Fayol la principal caracterisitca de esta teoria se enfoca en la division del trabajo se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas.


                        henry fayol define el hecho de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, estos los vemos reflejados y los encontramos en las organizaciones a la misma hora de realizar determianda funcion.

                        como todas las ciencias y no ha de excluirse la administracion se basan en leyes en esta teoria Fayol describe los principios generales asi:

                        • División del trabajo: consiste en la especialización de las tareas

                        • Autoridad y responsabilidad: la primera es el derecho de dar órdenes, la otra es una consecuencia natural de la primera. Ambas deben estar equilibradas.

                        • Disciplina: depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.

                        • de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.

                        • Unidad de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo un mismo objetivo.

                        • Remuneración del personal: debe haber una justa y garantizada retribución para los empleados y para la organización.

                        • centralización: se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.

                        • Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

                        • Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.



                        TEORIA CIENTIFICA

                        Frederik Taylor



                        El nombre de esta teoria se debe al intento de aplicar lo metodos de la ciencia a los problemas de la administracion, enfoque principal de esta teoria hace enfasis en las tareas, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial.


                        CARACTERISTICAS:


                        -Salarios altos y bajos costos unitarios de produccion.
                        -Aplicar métodos científicos al problema global, con el fin de formular
                        -principios y establecer procesos estandarizados.
                        -Los empleados deben ser dispuestos científicamente en servicios o puestos de trabajo donde los -materiales y las condiciones laborales sean seleccionados con criterios científicos, para que así -las normas sean cumplidas.
                        -Los empleados deben ser entrenados científicamente para perfeccionar sus aptitudes.
                        -Debe cultivarse una atmósfera cordial de cooperación entre la gerencia y los trabajadores.
                        -La racionalización del trabajo productivo debería estar acompañada por una estructura general de la empresa que hiciese coherente la aplicación de sus principios.

                        PRINCIPIOS:


                        1. principio de planeamiento


                        2. Principio de la preparación / planeación


                        3.Principio del control


                        4.Principio de la ejecución






                        TEORIA DE LA BUROCRACIA




                        Max Weber


                        El principal exponente de esta corriente es Max Weber (1864-1920). Weber de origen alemán fue sociólogo, abogado y profesor de las universidades de Berlín. Friburgo, Heildelberg y Munich, fue el creador del modelo burocrático.


                        En su investigación, Weber, analizó distintas formas de autoridad, las que clasifico en:

                        Tipos de autoridad : autoridad legal, autoridad tradicional y autoridad carismática.


                        La forma tradicional de autoridad de las organizaciones descansaba más en la persona que en el cargo. El concepto de tradición de Weber también puede verse en las culturas de las empresas en la actitud del «siempre lo hemos hecho así», lo que es una auto-justificación para resistirse al análisis crítico de los recién llegados.


                        Las características principales del modelo son:

                        Un sistema de reglas y procedimientos que regulan el trabajo.

                        • Las reglas y procedimientos cumplen diversos fines:

                        • Estandarizar operaciones y decisiones.

                        • Facilitar la igualdad de tratamiento.

                        • La selección y promoción del personal son fundamentales en la formación técnica y en el rendimiento.

                        • Sistemática especialización del trabajo y especificación de responsabilidades.

                        • Existencia del principio de jerarquía, de acuerdo con el cual cada puesto de trabajo es controlado por el superior.



                        TEORIA DE LA CONTINGENCIA





                        Jay w. Lorsch Paul Lawrense


                        la contingencial centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa.



                        TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS


                        Elthon Mayo


                        Elthon Mayo creador de la teoria de las relaciones humanas, tambien conocida como escuela humanística de la administración.


                        presenta un nuevo enfoque de la Escuela de las Relaciones humanas con la cual mantiene relación tanto en conceptos como en valores; sin embargo, la filosofía humana conductista señala una perspectiva más amplia sobre la importancia del elemento humano dentro de todos los organismos sociales


                        Tiene sus orígenes en los Estados Unidos donde se cree que nace, es un movimiento netamente norteamericano su objetivo se basaba en democratizar y concientizar, humanizar los conceptos según ellos rígidos de la administración adecuándolos a sus patrones en conductas adoptadas por el pueblo norteamericano, malas costumbres y hábitos de trabajo.


                        Con la llegada de la teoría de las relaciones humanas surge un nuevo lenguaje dominante al repertorio administrativo que está enfocado hacia la motivación, liderazgo, comunicación, organización informal, dinámica de grupos, etc.



                        TEORIA DE LA MOTIVACION



                        La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes e investigadores de la administración. El llamado Modelo Tradicional suele estar ligado a Frederick Taylor y la administración científica. Los gerentes determinan cuál era la forma más eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un sistema de incentivos salariales; cuanto más producían los trabajadores, tanto más ganaban.


                        El supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores, quienes, en esencia, eran holgazanes y sólo podían ser motivados mediante dinero. Un legado de este modelo es la costumbre de remunerar a los vendedores por medio de pago de comisiones.





                        TEORIA DE LOS SISTEMAS



                        Ludwig von Bertalanffy


                        La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.


                        La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
                        Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
                        Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

                        El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

                         
                        EJECUCION DE PROGRAMAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA - by Templates para novo blogger